1. Tại sao cần check-list khi tổ chức sự kiện?
Trong tổ chức sự kiện, chỉ cần quên một khâu nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình. Check-list không chỉ giúp bạn hệ thống hóa các bước cần làm, mà còn giúp quản lý tiến độ, phân công nhân sự rõ ràng, tiết kiệm thời gian và tránh thiếu sót.
2. Các hạng mục chính trong check-list tổ chức sự kiện
A. Xác định thông tin cơ bản
-
Tên sự kiện
-
Thời gian, địa điểm
-
Mục tiêu sự kiện (quảng bá, tri ân, ra mắt, tuyển dụng…)
-
Đối tượng tham dự (nội bộ, khách hàng, đối tác…)
-
Ngân sách dự kiến
B. Lên kế hoạch nội dung
-
Chủ đề – concept chính
-
Timeline sự kiện chi tiết
-
Kịch bản MC, kịch bản sân khấu
-
Danh sách tiết mục (nếu có biểu diễn, trao giải…)
C. Thiết kế sân khấu – âm thanh ánh sáng – màn hình LED
-
Lựa chọn đơn vị thi công uy tín như Quang Hà Media
-
Dựng phối cảnh 3D nếu cần phê duyệt từ cấp trên
-
Test kỹ thuật trước ít nhất 1 ngày
D. Decor – nhận diện thương hiệu
-
Backdrop chính, booth check-in
-
Photobooth, standee, banner
-
Bộ quà tặng hoặc bộ ấn phẩm in ấn
-
Hoa tươi – bàn gallery – bàn tiếp khách
E. Hậu cần – nhân sự
-
Danh sách nhân sự chính: MC, PG, lễ tân, điều phối, kỹ thuật
-
Phân công vai trò rõ ràng từng người
-
In bảng tên, đồng phục (nếu cần)
-
Đặt nước uống, ăn nhẹ, an ninh, vệ sinh
F. Marketing – truyền thông sự kiện
-
Thiết kế thư mời, landing page sự kiện
-
Gửi email / thiệp mời / mời trực tiếp
-
Đăng bài PR, banner chạy ads (nếu cần)
-
Livestream / chụp ảnh / quay phim sự kiện
-
Tổng hợp tư liệu sau sự kiện để truyền thông hậu kỳ
3. Quản lý check-list bằng công cụ gì?
-
Excel / Google Sheet: dễ sử dụng, chia sẻ team
-
Trello / Notion / Monday: quản lý theo tiến độ, deadline
-
Bộ quản lý dự án nội bộ do Quang Hà Media xây dựng riêng theo từng gói sự kiện
4. Đội ngũ Quang Hà Media – đồng hành từ kế hoạch đến hiện trường
Không chỉ đơn thuần cung cấp dịch vụ, Quang Hà Media luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để tư vấn từ bước lên ý tưởng, triển khai check-list, đến thi công sân khấu – âm thanh – ánh sáng – decor – nhân sự. Chúng tôi cam kết:
-
Theo sát tiến độ từng hạng mục
-
Linh hoạt xử lý phát sinh
-
Cam kết đúng kế hoạch – đúng ngân sách
5. Tải mẫu check-list miễn phí
👉 Liên hệ Quang Hà Media để được tư vấn kịch bản và nhận mẫu check-list tổ chức sự kiện chuẩn hóa theo từng loại hình: lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, gala dinner…
Bạn muốn tôi viết tiếp các bài sau?
-
Cẩm nang tổ chức sự kiện ngoài trời
-
Cẩm nang tiết kiệm ngân sách sự kiện mà vẫn chuyên nghiệp
-
Cẩm nang lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín
