1. Sự kiện trông hoàn hảo trên giấy, nhưng thực tế lại thất bại – vì sao?
Một bản kế hoạch chi tiết chưa bao giờ đủ để đảm bảo một sự kiện thành công. Trên thực tế, hàng trăm sự kiện vẫn gặp trục trặc dù được chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều khác biệt nằm ở chỗ: ai là người tổ chức – và họ đã lường trước những rủi ro như thế nào.
2. Những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách phòng tránh
A. Không có kế hoạch dự phòng (Plan B)
Lỗi: Dự trù thời tiết sơ sài, không có kịch bản thay thế nếu trời mưa hoặc mất điện.
Cách phòng tránh: Luôn có phương án tổ chức trong nhà, thiết bị phát điện dự phòng, dựng mái che nhanh nếu sự kiện ngoài trời.
B. Sân khấu thi công không đúng chuẩn kỹ thuật
Lỗi: Sàn sân khấu không vững, truss lắp thiếu kiểm định, bề mặt trơn trượt, dễ ngã.
Cách phòng tránh:
-
Thuê đơn vị có sân khấu truss đạt tiêu chuẩn quốc tế.
-
Có kỹ sư chịu trách nhiệm giám sát thi công.
-
Dùng sàn chống trượt, mặt thảm chuyên dụng và test chịu lực kỹ càng.
C. Thiếu đồng bộ giữa các bộ phận (âm thanh, ánh sáng, nhân sự)
Lỗi: Âm thanh bật sai thời điểm, đèn chiếu không ăn khớp với tiết mục, MC không biết ai lên sân khấu kế tiếp.
Cách phòng tránh:
-
Họp tổng duyệt kỹ càng, phân công rõ người điều phối sân khấu.
-
Có cue list chi tiết theo từng phút.
-
Dùng bộ đàm hoặc tai nghe để liên lạc nội bộ xuyên suốt sự kiện.
D. Decor đẹp nhưng… “không ăn hình”
Lỗi: Phông nền quá nhiều chi tiết, thiếu điểm nhấn hoặc màu sắc quá chói, gây phản cảm.
Cách phòng tránh:
-
Thiết kế backdrop và decor phối hợp chặt chẽ với ánh sáng và vị trí đặt máy ảnh.
-
Ưu tiên sự tinh tế, phối màu chuẩn theo bảng màu thương hiệu.
-
Kiểm tra ảnh test trước giờ G.
E. Màn hình LED giật, nhòe, hoặc… tắt ngang sự kiện
Lỗi: Dùng LED cũ, chất lượng kém, hoặc kỹ thuật chưa có kinh nghiệm vận hành.
Cách phòng tránh:
-
Thuê màn hình LED có độ phân giải và độ sáng phù hợp quy mô.
-
Luôn test kỹ file trình chiếu trước 1 ngày.
-
Có nhân sự kỹ thuật chuyên trách và máy chiếu backup.
3. Giải pháp: Hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm thực chiến
Quảng Hà Media hiểu rằng: tổ chức sự kiện không phải chỉ là dựng sân khấu và bật nhạc, mà là quản lý hàng trăm chi tiết nhỏ sao cho không xảy ra sự cố nào.
Chúng tôi mang đến:
-
Tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z
-
Quy trình kiểm tra – duyệt – thử – backup chặt chẽ
-
Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – LED – sân khấu đạt chuẩn
-
Đội ngũ điều phối chuyên nghiệp, có phản ứng linh hoạt với mọi tình huống
4. Tổng kết
Sự kiện chuyên nghiệp là sự kiện không có lỗi – hoặc nếu có lỗi, khán giả cũng không hề hay biết.
Nếu bạn muốn sự kiện của mình trôi chảy từ đầu đến cuối, đừng để những lỗi nhỏ làm “loãng” đi những thông điệp lớn.
👉 Liên hệ ngay Quang Hà Media để được tư vấn và xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp.
